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INFORME SOBRE EL COSTE DE LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES

La Coordinación de Actividades Empresariales (en adelante CAE) se ha convertido en uno de los elementos fundamentales de la prevención de riesgos laborales en las empresas, ya que las posibles deficiencias en este ámbito suelen ser factor común en las causas básicas del accidente laboral.

Sin embargo, adecuar esta coordinación a las exigencias actuales de la legislación española requiere la dotación de importantes recursos y medios por parte de las empresas implicadas. Para conocer con más profundidad que recursos y medios dedican las empresas españolas para el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Coordinación de Actividades Empresariales, así como la opinión sobre la efectividad de estas medidas el ObservaPRL colaboró con el Fórum de PRL de Foment del Treball en la elaboración de este estudio y cuya principal herramienta de trabajo ha sido la creación de una encuesta que permita analizar los costes derivados de la CAE.

El objetivo de la encuesta era recabar datos que permitan realizar una estimación aproximada de los costes vinculados a la gestión de la coordinación de actividades empresariales para, posteriormente, formular propuestas que permitan alcanzar una mayor eficacia de las actuaciones preventivas y la racionalización de los recursos económicos invertidos.

En la encuesta han participado un total de

empresas

distribuidas según el número de trabajadores de este modo

Micropyme (< 10 empleados)

Pequeña empresa ( 11-50 empleados)

Mediana empresa ( 51-250 empleados)

Gran Empresa (+ 250 empleados)

En función del volumen de facturación anual la tipología de empresas que han participado en la encuesta:

Facturación anual inferior a 2 millones de €

Facturación anual inferior a 10 millones de €

Facturación anual inferior a 50 millones de €

Facturación anual superior a 50 millones de €

Las principales actividades subcontratadas por las empresas encuestadas son:

  • LImpieza 22%
  • Mantenimiento 21%
  • Construcción y reformas 17%
  • Seguridad y Vigilancia 16%
  • Almacén y Logistica 7%
  • Producción del bien o servicio 7%
  • Administración 5%

PRINCIPALES RESULTADOS

Técnicos del servicio de prevención propio o mancomunado dedicados a CAE por empresa

Otro personal (administrativos, encargados, etc.) dedicados a CAE por empresa

Técnicos del servicio de prevención ajenos dedicados a CAE por empresa

%

Utilizan plataformas informáticas de gestión para la Coordinación de Actividades Empresariales

y de estas

%

Utilizan plataformas informáticas propias

%

Utilizan plataformas informáticas ajenas y/o simultáneamente con una propia

En lo que respecta a la Impartición de instrucciones, información y formación requerida por la CAE

La impartición de instrucciones y el intercambio de información son de los aspectos más regulados en el RD 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. Pese a estar considerados como medios de coordinación existe obligación por parte del empresario titular del centro de trabajo (cuando sus trabajadores desarrollen actividades en él) de impartir instrucciones al resto de empresarios concurrentes, así como la obligación para los empresarios concurrentes y empresario titular de información recíproca y cada empresario con respecto a sus trabajadores.

Aunque en el referido decreto no se detalla específicamente cómo se deberán impartirse las instrucciones o darse la información (salvo el caso de generarse riesgos de carácter grave o muy grave que deberán facilitarse por escrito) es una práctica habitual la realización de sesiones para la impartición de instrucciones o para informar y formar a trabajadores

A tal efecto, se consultó a las empresas participantes en el estudio, el número anual de sesiones celebradas, el número anual de horas de las sesiones realizadas y la media del coste/hora por sesión.

  • No se realizan 18.89%
  • De 1 a 5 sesiones 29.26%
  • De 6 a 10 sesiones 12.96%
  • De 11 a 25 sesiones 15.56%
  • De 26 a 50 sesiones 9.44%
  • De 26 a 50 sesiones 9.44%
  • De 51 a 100 sesiones 5.56%
  • Más de 101 sesiones 8.33%

Las empresas participantes en el estudio dedican al año un total de 114.110 horas anuales a realizar sesiones para la impartición de instrucciones, información y formación arrojando un promedio por empresa de 211 horas anuales.

El coste para las empresas de esas 114.110 horas en sesiones para la impartición de instrucciones, información y formación es de 79.660 € al año con un promedio de 148 €/hora por sesión.

Realización de inspecciones y auditorías

El RD 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales no regula específicamente las actividades de inspección y auditoría, pero sí que regula el deber de vigilancia del empresario principal sobre la aplicación y cumplimiento de la normativa en prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas y subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.

Las inspecciones y auditorías realizadas en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales son actividades que permiten comprobar las condiciones de seguridad y salud en las que se efectúan los trabajos, si las medidas de prevención y protección se aplican, son suficientes y adecuadas a los riesgos, si los medios de coordinación establecidos son eficaces, etc…

  • No se realizan inspecciones/auditorias 22.41%
  • De 1 a 5 inspecciones/auditorias 30.93%
  • De 6 a 10 inspecciones/auditorias 12.22%
  • De 11 a 25 inspecciones/auditorias 9.44%
  • De 26 a 50 inspecciones/auditorias 7.04%
  • De 51 a 100 inspecciones/auditorias 7.22%
  • Más de 101 inspecciones/auditorias 10.74%

El coste para las empresas de esas 782.600 horas en inspecciones y auditorías es de 88.000 € al año con un promedio de 163 €/hora por inspección/auditoria

Recursos Preventivos

La figura del recurso preventivo se prevé en el art. 32 bis de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, así como en el art. 22 bis del Real Decreto 39/97, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Se considera recurso preventivo a una o varias personas designadas o asignadas por la empresa, con formación y capacidad adecuada, que dispone de los medios y recursos necesarios, y son suficientes en número para vigilar el cumplimiento de las actividades preventivas que así́ lo requieran y que están también regulados en los artículos referidos. Expresamente la normativa recoge que la presencia del recurso preventivo en el centro de trabajo está prevista, entre otros supuestos, cuando los riesgos puedan verse agravados o modificados en el desarrollo del proceso o la actividad, por la concurrencia de operaciones diversas que se desarrollan sucesiva o simultáneamente y que hagan preciso el control de la correcta aplicación de los métodos de trabajo.

El recurso preventivo es una figura habitual que debe asignar cada contratista o subcontratista en los supuestos de concurrencia empresarial y que contribuye de diferente manera tanto a la vigilancia y mejora de las condiciones de seguridad en las que se efectúan los trabajos como al incremento de costes derivados de la Coordinación de Actividades Empresariales.

%

Tienen asignados recursos preventivos para la Coordinación de actividades empresariales

En total, las empresas que han contestado al ítem, tienen asignados 3.574 recursos preventivos para la Coordinación de Actividades Empresariales, arrojando un promedio por empresa de 7 recursos preventivos asignados.

 En las empresas que tienen asignados recursos preventivos, éstos destinan anualmente 1.149.600 horas, con un promedio de 2.129 horas de dedicación por empresa.

 La media del coste/hora por recurso preventivo asignado para la Coordinación de Actividades Empresariales es de 32 €/hora/recurso preventivo.

Designación de coordinadores de Coordinación de Actividades Empresariales

En el RD 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales, la designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas se considera medio de coordinación preferente cuando concurren dos o más de las siguientes condiciones:

  1. Cuando en el centro de trabajo se realicen, por una de las empresas concurrentes, actividades o procesos reglamentariamente considerados como peligrosos o con riesgos especiales, que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores de las demás empresas presentes.
  2. Cuando exista una especial dificultad para controlar las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves.
  3. Cuando exista una especial dificultad para evitar que se desarrollen en el centro de trabajo, sucesiva o simultáneamente, actividades incompatibles entre sí desde la perspectiva de la seguridad y la salud de los trabajadores.
  4. Cuando exista una especial complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes, del tipo de actividades desarrolladas y de las características del centro de trabajo.

%

Tienen asignados Coordinadores para la Coordinación de actividades empresariales

En total, las 540 empresas que han contestado al ítem, tienen 1.755 coordinadores encargados de la Coordinación de Actividades Empresariales, arrojando un promedio por empresa de 3,25 coordinadores.

En las 540 empresas que tienen coordinadores encargados de la coordinación de actividades empresariales, éstos dedican anualmente 951.000 horas a sus funciones, con un promedio de 1.761 horas de dedicación por empresa.

La media del coste/hora por coordinador encargado de la para la Coordinación de Actividades Empresariales es de 38,40 €/hora.

GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

En el cuestionario empleado se consultó a las empresas participantes cuál es la documentación requerida a los subcontratistas. La pregunta incorporaba un listado no exhaustivo de la documentación a solicitar con posibilidad de respuestas múltiples.

Entre los documentos más solicitados a las subcontratas (más del 70% de las empresas solicitan estos documentos) son:

  • Certificados de formación en prevención de riesgos laborales
  • Evaluación de riesgos de la actividad
  • Acreditación de la modalidad preventiva
  • Registro de entrega de EPIS (Equipos de protección individual)
  • Evaluación de riesgos del puesto de trabajo

La tipología de documentación solicitada es muy variada y depende del tipo de trabajos que se efectúan. Aun así, el cuestionario incorporaba la posibilidad de indicar otros documentos solicitados entre los que las empresas han señalado los siguientes:

  • Póliza de accidentes del convenio y recibo
  • Información de riesgos a terceros que puede causar la actividad a realizar
  • Autorización del Jefe de Centro de Trabajo.
  • En contratas de propia actividad, recibos de salarios.
  • Contrato
  • Certificación OHSAS 18001
  • Documentación de vehículos entre otros
  • Aceptación plan emergencias
  • Auditorias legales
  • Planificación de Vigilancia de la Salud
  • Formación específica para manejo de equipos de trabajos (PEMP, carretillas elevadoras, puentes grúas, etc..)
  • Certificado de herramientas y equipos cumplimiento del RD 1215 / 1997
  • Habilitaciones para trabajos específicos (p.e. Trabajos en Alta Tensión)
  • Comunicación de desplazamiento internacional de trabajadores
  • Listado de trabajadores acreditados
  • Certificado CE y revisiones de las máquinas
  • Explosivos
  • Fichas de datos de seguridad de productos químicos
  • Certificado Sistema Gestión Ambiental ISO 14001
  • Documentos específicos de información de PRL y registros de entrega.

Estos documentos adicionales muestran la ingente cantidad de documentación que se ha de gestionar por cada empresa subcontratada, así como la diferencia de criterio entre empresas a la hora de solicitar dicha documentación.

 En relación a la validación que se realiza de esta documentación se consultó a las empresas participantes el número de personas encargadas de realizar dicha validación, su perfil, el número de horas anuales de dedicación a la validación y la media del coste/hora por encargado de validación.

 Del total de la muestra (915 empresas), un 55,74 % disponen de personas encargadas de la validación de la documentación frente a un 44,26% de empresas que no dispone de dicho personal específicamente.

 El perfil de las personas encargadas de la validación es en el 73% de los casos la de un Técnico de Prevención de nivel superior, seguido muy de lejos por los Técnicos de Nivel Intermedio con un 25,10%. Sólo un 11,18% son Técnicos de Nivel Básico y curiosamente un 22,35% son perfiles administrativos.

Valoración cualitativa de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales

Por último, se incluyeron en la encuesta seis preguntas que pretendían realizar una valoración cualitativa de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales. Estas preguntas eran cerradas y las empresas debían responder de entre un elenco de respuestas previamente dado. Estas han sido sus respuestas:

¿ Considera que el actual sistema de gestión de Coordinación de Actividades Empresariales contribuye a la mejora de las condiciones de trabajo y la reducción de la siniestralidad laboral ?

  • Totalmente en desacuerdo 15.73%
  • En desacuerdo 22.78%
  • Ni de acuerdo ni en desacuerdo 16,73%
  • De acuerdo 31.45%
  • Totalmente de acuerdo 13.31%

Consultadas las empresas sobre si consideran que una declaración responsable de que, efectivamente, la empresa contratada cumple con la legislación y normas de seguridad y salud laboral, podría ser suficiente para acreditar el cumplimiento de obligaciones derivadas de la Coordinación de Actividades Empresariales, un 49,19% de las empresas se muestran totalmente en desacuerdo o desacuerdo frente a un 39,11% que muestran su conformidad.

Casi la mitad de las empresas muestran desconfianza sobre las declaraciones responsables de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad y salud laboral hecho que puede obedecer a diferentes causas;

  • Gran número de empresas, inmersas en sistemas de gestión (certificados por tercera parte en muchas ocasiones), han adquirido un hábito de disponer de evidencias de cumplimento de las diferentes obligaciones en materia de seguridad y salud laboral.
  • Las responsabilidades solidarias previstas para empresarios principales y contratistas en la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social)
  • En la práctica, la acreditación del cumplimiento dista mucho de lo que sostiene el papel.

 Ahora bien, casi un 40%, y este dato también es muy significativo, se muestra de acuerdo en que una declaración responsable podría ser suficiente para acreditar el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad y salud laboral. Una declaración responsable podría sin duda facilitar enormemente la gestión de la documentación generada en materia de Coordinación de Actividades Empresariales haciéndola más ágil y menos costosa en términos recursos humanos destinados a la validación de la documentación, sistemas informáticos para albergar documentación de la CAE, plataformas de gestión…

  • Totalmente en desacuerdo 18.95%
  • En desacuerdo 30.24%
  • Ni de acuerdo ni en desacuerdo 11.69%
  • De acuerdo 25.6%
  • Totalmente de acuerdo 13.51%

Un dato abrumador es que el 81,65% de las empresas encuestadas están totalmente de acuerdo o de acuerdo en que las obligaciones preventivas deberían ser proporcionales en función de la actividad desarrollada y de la gravedad de los riesgos laborales que se derivan, del número de trabajadores desplazados, de la duración de la concurrencia y de la frecuencia con la que se produce, entro otros factores.

 La exigencia de documentación en prevención de riesgos laborales, de presencia de recursos preventivos, de gestión de la coordinación de actividades empresariales…. se aplica de igual forma a todas las empresas subcontratadas con independencia de los trabajos a realizar, su duración, sus riesgos, la concurrencia… generando a veces situaciones donde las actividades de gestión de la CAE conllevan más tiempo y recursos que los propios trabajos que se van a efectuar.

  • Totalmente en desacuerdo 5.04%
  • En desacuerdo 4.44%
  • Ni de acuerdo ni en desacuerdo 7.86%
  • De acuerdo 46.77%
  • Totalmente de acuerdo 34.88%

Sin embargo, un 38,15 % de las empresas se muestran totalmente en desacuerdo o en desacuerdo en relación a que el tiempo y los recursos invertidos en la gestión de la documentación derivada de la CAE se aplican con eficiencia y repercuten en una mejora de las condiciones de trabajo.

Un porcentaje muy similar, un 39,72% afirma estar de acuerdo o totalmente de acuerdo en que los recursos y el tiempo invertidos en la gestión de la documentación generada de la CAE se aplican con eficiencia y éstos repercuten en una mejora de las condiciones de trabajo. Un 17,14% no se posiciona al respecto de esta pregunta.

  • Totalmente en desacuerdo 15.93%
  • En desacuerdo 27.22%
  • Ni de acuerdo ni en desacuerdo 17.14%
  • De acuerdo 32.06%
  • Totalmente de acuerdo 7.66%

Sobre los motivos por los que las empresas solicitan la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales, el 86,9% lo hacen por imperativo legal siempre o casi siempre, un 66,73% lo hace para mejorar las condiciones de trabajo, un 67,34% para reducir la siniestralidad, un 72,38% por miedo a las responsabilidades y un 77,42% para evitar sanciones.

 En su mayoría las empresas solicitan la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales más para evitar sanciones o por imperativo legal que por que consideren que mejora las condiciones de trabajo o que se reduce la siniestralidad.

Por imperativo legal
  • Siempre 70.77%
  • Casi siempre 16.13%
  • A veces 6.85%
  • Casi nunca 2.82%
  • Nunca 3.43%
Para mejorar las condiciones de trabajo
  • Siempre 42.74%
  • Casi siempre 23.99%
  • A veces 16.94%
  • Casi nunca 9.48%
  • Nunca 6.85%
Para reducir la siniestralidad
  • Siempre 48.39%
  • Casi siempre 18.95%
  • A veces 12.9%
  • Casi nunca 10.89%
  • Nunca 8.87%
Por miedo a las responsabilidades
  • Siempre 52.42%
  • Casi siempre 19.96%
  • A veces 12.7%
  • Casi nunca 7.06%
  • Nunca 7.86%
Para evitar sanciones
  • Siempre 59.48%
  • Casi siempre 17.94%
  • A veces 8.87%
  • Casi nunca 7.06%
  • Nunca 6.65%

Finalmente se preguntó a las empresas si consideran necesario emprender una reforma normativa que permita abordar una reducción y simplificación de la carga documental y burocrática derivada de la Coordinación de Actividades Empresariales. A este respecto, el 83,27% de las empresas están de acuerdo o totalmente de acuerdo en que es necesario emprender una reforma que simplifique la carga documental y burocrática derivada de la CAE, ello pese a que sólo un 39,11% mostraban su conformidad con el hecho de que una declaración responsable de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad y salud bastara para acreditar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la CAE.

  • Totalmente en desacuerdo 5.85%
  • En desacuerdo 2.42%
  • Ni de acuerdo ni en desacuerdo 8.47%
  • De acuerdo 29.64%
  • Totalmente de acuerdo 53.63%

Principales conclusiones

En total, han participado en el estudio sobre el Coste de la Coordinación de Actividades Empresariales 915 empresas de las que un 48% están dentro de categoría de gran empresa, un 25% están dentro de la categoría de mediana empresa, un 14% es pequeña empresa y un 13% a micropyme.

 Con respecto al número de centros de trabajo de las empresas participante, algo más de la mitad de las empresas (52%) tienen de 1 a 5 centros de trabajo, aunque llama la atención que un 20% tenga más de 51 centros de trabajo, lo que en términos de gestión de Coordinación de Actividades Empresariales incrementa notablemente los recursos humanos y técnicos para su gestión.

En cuanto al sector de actividad, casi un 60% de las empresas encuestadas pertenecen al sector servicios, un 27,10% a sector industrial, un 9,62% a sector construcción y solo un 4,81% pertenecen al sector primario, esto es, agricultura, ganadería y pesca

 Con respecto a la contratación de trabajadores autónomos, un 30,39% contratan de 1 a 5 autónomos, un 11,12% de las empresas contratan de 6 a 10 autónomos. Por encima de 10 autónomos las empresas que contratan son poco significativas. Por el contrario, un 32,57% de las empresas afirman no contratar autónomo.

 En cuanto al número de empresas concurrentes, un 29,70% de las empresas encuestadas tienen de 1 a 5 empresas concurrentes, un 11,12% de las empresas tienen de 6 a 10 empresas concurrentes, un 14% tienen de 11 a 25 empresas concurrentes, un 18,7% tienen de 26 a 100 empresas y un significativo 14,68% tienen más de 101 empresas concurrentes.

 Las principales actividades subcontratadas por las son la limpieza con un 22% de las empresas, el mantenimiento, con un 21%, construcciones y reformas con un 17% y la seguridad/vigilancia con un 16%.

 Más del 70% de las empresas tienen técnicos del Servicio de Prevención Propio o Mancomunado con dedicación a la Coordinación de Actividades Empresariales. Del mismo modo, el 72% afirman tener técnicos del Servicio de Prevención Ajeno con dedicación a la Coordinación de Actividades Empresariales. Y más del 70% afirmar también tener otro personal no técnico dedicado a la Coordinación de Actividades Empresariales.

El observatorio ratifica el importante volumen de recursos humanos que las empresas necesitan gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales. Este dato también está en consonancia con el tipo de empresa que ha participado en el estudio donde un 48% de las empresas se incluyen en la categoría de gran empresa y por tanto pueden disponer de personal propio de prevención.

 Ha quedado patente el coste económico de los recursos humanos que son necesarios para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales en las empresas participantes.

Con carácter general se destinan más recursos propios (Técnicos propios) que Técnicos de Servicios de Prevención Ajeno con una media de 2,7 técnicos propios frente a los 1,4 Técnicos externos por empresa.

 Inclusive se destinan a esta cuestión trabajadores no técnicos y se dispone de personal específicamente para la validación de la documentación de coordinación con un promedio de 3 personas en cada categoría. Si bien es cierto que la caracterización de las empresas participantes (gran empresa, varios centros de trabajo, múltiples contratas y trabajadores autónomos) podría prever cierto volumen de recursos humanos, el estudio pone de manifiesto que el volumen es demasiado importante para una sólo una parte de la gestión preventiva de las empresas.

 El dato que se dispara en materia de recursos humanos es la figura del Recurso Preventivo que se sitúa con un promedio de 7 personas por empresa. El estudio no ha recabado suficiente información sobre quién desempeña esta figura, si personal propio o ajeno, pero de lo que no cabe duda es que supone un importante coste para las empresas a veces sin relación con su efectividad.

La presencia de recursos preventivos es bastante importante y casi un 60% de las empresas tienen asignados recursos preventivos para la Coordinación de Actividades Empresariales. Un 40% no tienen asignados recursos preventivos, lo que puede obedecer a diferentes causas no imputables a un incumplimiento normativo, sino que pueden obedecer a que su presencia no sea requerida bien porque no se agravan o modifican los riesgos, bien porque no se hacen trabajos que reglamentariamente requieran su presencia…

 Otra de las figuras con importante presencia en las empresas objeto del estudio es la figura del Coordinador encargado de la Coordinación de Actividades Empresariales. Y el dato es muy similar a la figura anterior, casi el 59 % de las empresas disponen de coordinadores encargados de la Coordinación de Actividades Empresariales frente a un 40% de empresas que no dispone de ellos. Al igual que en el caso anterior, el hecho de que no dispongan de esta figura puede no suponer un incumplimiento de la legislación al respecto, ya que pueden preverse otros medios de coordinación.

 A todas las figuras y recursos, hay que añadir la figura del personal encargado de la validación de la documentación. Toda la documentación solicitada a las contratas debiera ser validada y comprobada por las empresas con la finalidad de verificar el cumplimiento al menos formal de las obligaciones en seguridad y salud. Un 55,74 % de las empresas disponen de personas encargadas de la validación de la documentación cuyo perfil es en el 73% de los casos la de un Técnico de Prevención de nivel superior, seguido muy de lejos por los Técnicos de Nivel Intermedio con un 25,10%. Sólo un 11,18% son Técnicos de Nivel Básico y curiosamente un 22,35% son perfiles administrativos.

La partida económica anual de cada figura preventiva es sustancial y si, como es habitual, se combinan varias figuras en la empresa el impacto económico que tiene hace necesario un inmediato abordaje normativo que simplifique no sólo los requerimientos formales, sino que simplifique su gestión en orden al número de recursos humanos que se hacen necesario para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales.

 Las TICs son también un capítulo importante en el ámbito de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales ya que a hacen que la gestión, sobre todo documental, de la Coordinación, se vea más aliviada. Así, el 59,49% de las empresas que han contestado utilizan plataformas informáticas de gestión para la Coordinación de Actividades Empresariales. Pese a ello, un importante número de empresas no utilizan ninguna plataforma de gestión. Y este hecho llama la atención, al ser la CAE una actividad donde se gestiona un importante volumen de documentación y máxime si te tiene en cuenta no sólo el tipo de empresa que ha contestado a la encuesta sino especialmente si se considera el número de contratas y trabajadores autónomos concurrentes que afirman contratar.

Un 40% de las empresas del estudio disponen de plataformas informáticas propias para la gestión de la CAE y un 38,25% de las empresas del estudio usan plataformas ajenas y/o simultáneamente.

Además del uso de plataformas de gestión, el 87,56% de las empresas utiliza servidores y/o equipos informáticos para la gestión y el almacenamiento de documentación.

 Al coste de los recursos humanos destinados a la Coordinación de Actividades Empresarial se ha de añadir el coste que tienen los medios técnicos empleados.

Una media de casi 10.000 € anuales se gastan las empresas entre plataformas de gestión de Coordinación de Actividades Empresariales y servidores o equipos informáticos para la gestión y almacenamiento de documentación, un coste nada despreciable.

 Las reuniones periódicas de coordinación es uno de los medios de coordinación previstos en el art. 11 del RD 171/2004 y constituyen una buena herramienta para realizar no sólo la planificación de trabajos o analizar la interferencia entre los mismos sino también para su análisis y seguimiento entre las empresas concurrentes.

 El 27% de las empresas encuestadas realiza entre 1 y 5 reuniones periódicas de coordinación, un 19% de 6 a 10 reuniones y un 16% de 11 a 25 reuniones periódicas de coordinación. Las empresas que hacen reuniones en tramos superiores a los referidos son menos significativas en porcentaje. Ahora bien, llama la atención que un 15% de las empresas no realice ninguna reunión periódica de coordinación. Sin embargo, al existir otros medios de coordinación previstos en el reglamento, este dato no permite deducir el hecho de que no se adopten otros medios de coordinación.

La impartición de instrucciones y el intercambio de información son de los aspectos más regulados en el RD 171/2004. Queda patente que una buena parte de las empresas realizan estas actividades para cumplir con sus obligaciones de información recíproca, etc. Así, casi un 30% de las empresas realiza de 1 a 5 sesiones para la impartición de instrucciones, información y formación, un 13% realiza entre 6 y 10 sesiones y casi un 15% realiza entre 11 y 25 reuniones. Ahora bien, llama la atención que casi un 19% de las empresas no lleva a cabo ninguna sesión para estas actividades, aunque el reglamento no especifica que deban realizarse mediante sesiones.

Como se ha referido en el estudio, las inspecciones y auditorías no están reguladas en el RD 171/2004 como tal. En el Reglamento se hace referencia al deber “in vigilando” del empresario principal y a tal efecto las inspecciones y auditorías realizadas en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales son actividades que permiten comprobar las condiciones de seguridad y salud en las que se efectúan los trabajos, si las medidas de prevención y protección se aplican, son suficientes y adecuadas a los riesgos, si los medios de coordinación establecidos son eficaces, etc… Las inspecciones y auditorias son actividades cada vez más utilizadas por las empresas para comprobar las condiciones de seguridad y salud hecho que avala el que un 88% de las empresas realizan actuaciones de este tipo

Este dato está en consonancia con el tipo de empresa (48% gran empresa) que ha participado en el estudio y recursos propios que destina a la coordinación de actividades empresariales.

 Aún así, sigue llamando la atención que un 22% de las empresas declaren no efectuar inspecciones y auditorias en la gestión de la coordinación de actividades empresariales.

 Todas estas actividades de información, reuniones, inspecciones y auditorias, desde luego imprescindibles y fundamentales para comprobar las condiciones de seguridad y salud, la aplicación de los métodos de trabajo etc., son sin embargo todavía residuales si comparamos las horas que se dedican anualmente a estas actuaciones frente al número de horas que se dedican a la validación de la documentación o las horas de dedicación del personal dedicado a la Coordinación de Actividades Empresariales.

Con respecto a la documentación que se solicita a las subcontratas, el estudio pone de manifiesto el gran volumen de documentación que se solicita por contrata siendo los más solicitados los referentes a la formación en prevención de riesgos laborales de los trabajadores, la evaluación de riesgos de la actividad y por puesto de trabajo, la acreditación de la modalidad preventiva y el registro de Epis.

En el estudio, las empresas han señalado otra documentación que solicitan a las contratas y que no estaba en el listado facilitado en la encuesta, lo que muestra la ingente cantidad de documentación que se ha de gestionar por cada empresa subcontratada, así como la diferencia de criterio entre empresas a la hora de solicitar dicha documentación.

Las empresas han realizado además una valoración cualitativa de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales en base a su experiencia en esta materia y algunos datos muestran cuan necesario se hace un abordaje normativo de esta cuestión. A este respecto, el 83,27% de las empresas están de acuerdo en que es necesario emprender una reforma que simplifique la carga documental y burocrática derivada de la CAE aunque el 45,16% de las empresas considera que el actual sistema sí que contribuye a mejorar las condiciones de trabajo y a reducir la siniestralidad laboral.

Sin embargo, se hace cuando menos difícil emprender una reforma que alivie la carga burocrática si el 49,19% de las empresas se muestran en desacuerdo con el hecho de considerar que una declaración responsable de que, efectivamente, la empresa contratada cumple con la legislación y normas de seguridad y salud laboral, pudiera ser suficiente para acreditar el cumplimiento de obligaciones derivadas de la Coordinación de Actividades Empresariales. Como se ha referido en el estudio, una declaración responsable podría sin ninguna duda facilitar enormemente la gestión de la documentación generada en materia de Coordinación de Actividades Empresariales haciéndola más ágil y menos costosa en términos recursos humanos destinados a la validación de la documentación, sistemas informáticos para albergar documentación de la CAE, plataformas de gestión…

Otra cuestión a tener muy presente es la proporcionalidad de las obligaciones preventivas en función de la actividad desarrollada, la gravedad de los riesgos laborales que se derivan, el número de trabajadores, la duración de la concurrencia… Así, el 81,65% de las empresas encuestadas están de acuerdo en que las obligaciones preventivas deberían ser proporcionales en base a esos criterios y desde luego ésta cuestión tendría repercusión no sólo en cuanto a la documentación gestionada por cada contrata, sino que tendría también un efecto importante en el volumen de recursos humanos que se necesitan para gestionar dicha documentación y en las horas de dedicación a la Coordinación.

El estudio ha puesto de manifiesto el importante coste que tiene este capítulo de la gestión de la prevención de riesgos laborales. Ahora bien ¿el tiempo y los recursos invertidos en la gestión de la documentación derivada de la CAE se aplican con eficiencia y repercuten en una mejora de las condiciones de trabajo? A esta pregunta las empresas se muestran dividas a partes iguales, el 38,15 % de las empresas se muestran en desacuerdo y un porcentaje muy similar, un 39,72% afirma estar de acuerdo (el 17,14% no se posiciona al respecto de esta pregunta).

Lo que también ha quedado patente con el estudio es que las empresas solicitan la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales, fundamentalmente por imperativo legal, para evitar sanciones y por miedo a las responsabilidades. El 86,9% lo hacen por imperativo legal siempre o casi siempre, un 66,73% lo hace para mejorar las condiciones de trabajo, un 67,34% para reducir la siniestralidad, un 72,38% por miedo a las responsabilidades y un 77,42% para evitar sanciones.

En su mayoría las empresas solicitan la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales más para evitar sanciones o por imperativo legal que por que consideren que mejora las condiciones de trabajo o que se reduce la siniestralidad.

La Coordinación de Actividades Empresariales, siendo un capítulo de la gestión de la prevención de riesgos laborales, se ha convertido en un factor cuyas exigencias normativas generan un impacto económico de gran calado por la importante dotación de recursos y medios que requieren las empresas implicadas. Y si bien es cierto que la externalización de actividades no puede en absoluto justificar una falta de protección de la seguridad y salud de los trabajadores no es menos cierto que dicha externalización tampoco puede constituir un lastre a la actividad empresarial y lastre también para la prevención de riesgos laborales en general y la Coordinación de Actividades en particular al impedir que ésta sea realmente eficaz.

En estos años de aplicación del RD 171/2004 sobre Coordinación de Actividades Empresariales, las empresas han primado modelos de gestión de coordinación más bien formales, documentales frente a otros modelos en los que actuaciones más directas y más prácticas (reuniones periódicas, sesiones de impartición de instrucciones, información…, inspecciones y auditorias) que a buen seguro tendrían un efecto más positivo en términos de eficiencia y eficacia.

Puede ser de interés observar la evolución de la siniestralidad laboral cuando el accidente de trabajo en jornada laboral se produce en otro lugar o centro de trabajo distinto al habitual (años de 2003 a 2015). Los datos, han sido extraídos de la estadística anual sobre Condiciones de Trabajo y Relaciones Laborales – Accidentes de Trabajo, que elabora el Ministerio de Empleo y Seguridad Social con referencia expresa a aquellos accidentes que ocurren o se producen en otro centro o lugar de trabajo diferente al habitual, excluyendo aquellos producidos en el desplazamiento durante la jornada laboral y los accidentes “in itinere”, que son los ocurridos al ir o al volver del trabajo.

El descenso de la siniestralidad laboral se ha dejado notar año tras año desde la publicación del RD 171/2004 y obedece a diferentes motivos; una mayor cultura preventiva, un mayor control en la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales, un esfuerzo titánico de las empresas en la gestión de esta área de gestión de la prevención, mayor concienciación de los trabajadores, mayor seguimiento por parte de la Administración… sin olvidar que desde el 2008 la actividad económica y el empleo se han resentido por la enorme crisis que atraviesa España. Ahora bien, desde el 2012, se ha iniciado un aumento la siniestralidad laboral que bien merece un estudio más profundo de las causas y que necesariamente deberá incluir las exigencias normativas en materia de coordinación de actividades empresariales.

 El recorrido temporal de las empresas en esta materia junto con los datos que arroja este informe, permiten concluir que es necesario un abordaje legislativo que reduzca la carga burocrática de este importante capítulo de la gestión de la prevención en las empresas, de preferencia a actividades preventivas de calado más práctico que favorezcan una verdadera Coordinación entre empresas y considere el principio de proporcionalidad a la hora de establecer las obligaciones preventivas.